Gerar Backup

O backup do banco de dados do Seac é feito pelo ExataBackup, programa próprio da EXATA instalado no servidor do banco. Ele copia os bancos MySQL e MariaDB para arquivos compactados, confere se a cópia saiu inteira, guarda um índice do que existe dentro dela, envia cópias para outros destinos e apaga sozinho o que já passou do prazo. Também restaura um backup inteiro ou apenas as tabelas escolhidas.

Importante
Backup que nunca foi testado não é backup, é uma esperança. A descoberta de que uma cópia está incompleta costuma acontecer justamente no dia em que ela é necessária.

Os três critérios de um backup que serve

• Frequência compatível com a perda aceitável. Com backup diário, a empresa aceita perder até um dia de trabalho. Se isso não for aceitável, a frequência precisa aumentar.
• Cópia fora da máquina. Backup no mesmo disco do banco protege apenas contra exclusão acidental. Falha de disco, roubo do equipamento e ransomware levam o banco e o backup juntos.
• Restauração testada. Um backup corrompido ou incompleto parece idêntico a um backup bom até alguém tentar restaurá-lo.

Instalação

O ExataBackup é instalado pelo ExataBackup_Install.exe, que leva o programa e os utilitários usados por ele para a mesma pasta. Na primeira execução o programa cria sozinho a configuração e a pasta Backup.

Nota
A senha do banco precisa ser digitada na própria máquina em que o programa vai rodar, porque ela é cifrada com uma chave daquela máquina. Um arquivo de configuração copiado de outro servidor não consegue ler a senha. Desinstalar o programa remove a tarefa agendada, mas mantém a pasta de backups e a configuração.

Primeiros passos

1. Na aba Conexões, cadastre o servidor (nome, endereço, porta, usuário e senha) e clique em Testar conexão.
2. Na aba Projetos, escolha a conexão ativa, clique em Listar bancos do servidor e selecione o banco que será copiado.
3. Na aba Destino e agendamento, escolha a pasta onde os backups serão gravados e adicione ao menos uma cópia em outro disco, na rede ou na nuvem.
4. Informe o horário diário e clique em Agendar no Windows. O Windows pede permissão de administrador, porque a tarefa roda como SYSTEM.
5. Clique em Salvar e depois em Gerar backup agora, para ver o ciclo completo funcionando antes de confiar no automático.

Importante
Não pule o passo 5. Agendar sem nunca ter executado um backup manual é a forma mais comum de descobrir um problema tarde demais.

O programa não precisa ficar aberto: o Agendador de Tarefas do Windows o executa na hora marcada, mesmo sem ninguém conectado à máquina. Escolha um horário fora do expediente, porque o backup lê o banco inteiro e concorre com quem estiver trabalhando.

Backup na hora

Clique em Gerar backup agora. O programa pede um motivo, que entra no nome do arquivo e deixa esse backup isento da limpeza automática. Use algo reconhecível depois, como pre_atualizacao ou manual_suporte.

Importante
Gere um backup com motivo antes de atualizar o sistema, antes de rotinas de exclusão ou compactação do banco, de importações e reajustes em lote e de qualquer operação orientada pelo suporte que altere muitos registros. Se uma atualização falhar no meio, o backup imediatamente anterior costuma ser a única volta possível.

Conferência diária

É a tarefa mais importante do administrador e leva dois minutos. Na aba Situação do banco, que é a primeira tela do programa, e no ícone ao lado do relógio do Windows, confira:

• se o último backup é de hoje ou de ontem; qualquer data anterior, num backup diário, indica que algo parou;
• se o tamanho é compatível com os anteriores, porque um arquivo muito menor que o normal indica cópia interrompida;
• se a cópia externa foi enviada;
• o espaço livre no destino, já que o backup é a primeira coisa a parar quando o disco enche.

O ícone fica verde quando o backup está em dia, âmbar quando começou a atrasar e vermelho quando está atrasado demais ou não existe backup nenhum. O registro detalhado de cada execução fica no arquivo ExataBackup.log, na pasta de destino.

Nota
Configure o aviso automático, na aba Destino e agendamento. Ele avisa quando o backup falha, quando não saiu da máquina, quando um pacote não passa na conferência e, principalmente, quando o backup simplesmente parou de acontecer, o caso que ninguém percebe sozinho.

Retenção dos arquivos

Restaurar um backup

Importante
A restauração substitui o conteúdo do banco de destino pelo da cópia. Restaurada sobre o banco de produção, ela descarta tudo o que foi feito depois do momento do backup: vendas, recebimentos e lançamentos. Restauração em produção é uma decisão da direção da empresa junto com o suporte da EXATA, e nunca deve ser feita por iniciativa própria para resolver um problema pontual.

1. Clique em Restaurar backup. A tela lista os pacotes, do mais recente para o mais antigo.
2. Escolha o backup e clique em Ver conteúdo para ver os objetos que existem nele.
3. Para restaurar apenas uma parte, clique em Desmarcar e marque o que interessa.
4. Escolha o servidor e digite o banco de destino.
5. Clique em Restaurar e confirme.

Restaure sempre em um banco de trabalho, separado da produção. Esse também é o uso legítimo e frequente da restauração: montar um ambiente de teste com dados reais e cumprir o terceiro critério, o de restauração testada.

Nota
Ao restaurar só uma parte, lembre-se de que os objetos dependem uns dos outros: uma consulta (view) restaurada sem as tabelas que ela lê não funciona. O programa confere o destino ao final e avisa quando isso acontece.

Conferir os backups

Na tela de restauração, o botão Conferir pacote testa o backup escolhido sem tocar no banco de dados e sem gravar nada em disco, então pode ser usado a qualquer hora. Para conferir automaticamente, agende ExataBackup.exe /verificar uma vez por semana no Agendador de Tarefas do Windows.

A conferência prova que o arquivo está íntegro, mas não substitui restaurar de verdade. De tempos em tempos, restaure um backup em um banco de trabalho.

Boas práticas

• Backup diário sempre do banco inteiro; seleção de tabelas apenas em casos pontuais.
• Pelo menos uma cópia fora da máquina do banco.
• Backup com motivo antes de toda atualização do sistema.
• Horário fora do expediente.
• Usuário de banco dedicado ao backup, apenas com permissão de leitura.
• Conferência semanal agendada e aviso automático configurado.
• Pasta de backups com acesso restrito: o backup contém dados pessoais de clientes e não deve ser enviado por e-mail ou mensageiro sem necessidade.

Nota
O ExataBackup tem uma ajuda completa dentro do próprio programa, pela tecla F1 ou pelo botão Ajuda, com todas as opções de configuração, envio para a nuvem, linha de comando e solução de problemas.