Pesquisas e filtros

Encontrar o registro certo rapidamente é metade do trabalho no sistema. Este tópico trata dos dois mecanismos de busca que aparecem em todo o Seac: a tela de pesquisa, usada para escolher um cliente ou um produto, e o filtro, usado para restringir uma lista ou um relatório.

Pesquisa e filtro não são a mesma coisa

Confundir as duas gera a queixa mais comum do dia a dia, a de que "a lista está vazia": houve um filtro aplicado e esquecido, e daí se concluiu que o dado não existe.

A pesquisa de clientes

Ela aparece sempre que o sistema precisa de um cliente, seja em orçamento, venda, cobrança ou entrega, e é sempre a mesma tela. A busca pode ser feita por:

• Chave de pesquisa: o nome, ou parte dele. É a forma mais usada.
• CPF/CNPJ: o documento do cliente.
• Telefone/Celular: útil no atendimento telefônico, quando o cliente não sabe informar o cadastro.
• Nome Fantasia: para pessoa jurídica cujo nome fantasia difere da razão social.
• Código: pela tecla F9, quando o número do cliente já é conhecido.

Há ainda filtro por loja, relevante em empresas com mais de uma unidade.

Quatro regras evitam a maior parte dos casos de "não achei o cliente":

• Digite parte do nome, não o nome inteiro. Buscar por "MARIA" encontra "MARIA DA SILVA SANTOS". Buscar pelo nome completo, com uma letra diferente do que está no cadastro, não encontra nada.
• No documento, digite apenas os números. O sistema armazena CPF e CNPJ sem pontuação. Quando o campo tem máscara, ela se encarrega da formatação enquanto você digita somente os dígitos.
• Pelo CNPJ, a raiz encontra o grupo inteiro. Digitando apenas os oito primeiros dígitos, você localiza a matriz e todas as filiais, o que é útil para cliente com várias unidades.
• Antes de cadastrar um cliente novo, pesquise pelo documento. É a única forma confiável de evitar cadastro duplicado, porque nomes se escrevem de várias maneiras e o documento é único.

Importante
Cliente duplicado divide o histórico de compras em dois cadastros e compromete limite de crédito, cobrança e relacionamento. A pesquisa pelo documento, antes de incluir, é o que impede esse problema.

A pesquisa de produtos

Localizar produto é mais difícil que localizar pessoa, e por isso essa tela é mais rica. Ela tem teclas de atalho próprias, exibidas na própria tela:

Além do campo livre de descrição, a busca pode ser restringida por fornecedor, grupo, subgrupo, controle e marca, e pelas condições linha, promoção, ponta, descontinuado e em estoque.

A estratégia que mais economiza tempo é esta:

1. Código de barras primeiro, quando o produto está à mão. É exato e instantâneo.
2. Descrição em pedaços, quando não está. Digite a palavra mais distintiva, e não a frase inteira: para "TINTA ACRÍLICA FOSCA BRANCO NEVE 18L", buscar "NEVE" funciona melhor que buscar "TINTA", que traz milhares de itens.
3. Refine com os filtros de marca e grupo, em vez de rolar uma lista extensa.
4. Marque "Em Estoque" durante o atendimento, para não oferecer o que não há.

A lista destaca situações por cor, e cada uma tem um significado operacional: lançamento (produto novo, dentro da janela de dias após o lançamento), promoção (preço promocional vigente), ponta de estoque (saldo final, em condição especial de venda), descontinuado (saiu de linha) e disponível no e-commerce (publicado na loja virtual).

Importante
Produto descontinuado não deve ser prometido para entrega futura nem incluído em orçamento de obra longa: quando o saldo acabar, ele não será reposto. Confirme o estoque antes de assumir compromisso com o cliente.

Filtros em listagens e consultas

Nas telas de consulta, o filtro determina o que a grade exibe. Os critérios variam conforme a tela, mas o comportamento é sempre o mesmo: preencha os critérios, acione Pesquisar e a grade se recarrega apenas com o que atende.

Ao terminar, limpe o filtro. Muitas telas guardam o último filtro utilizado e o reaplicam na abertura seguinte.

Importante
O filtro esquecido produz dois efeitos que aparecem com frequência no dia a dia: a lista parece vazia, levando à conclusão errada de que o dado não existe; e a exportação para Excel e a impressão saem filtradas, fazendo um número parcial circular como se fosse o total. Antes de exportar ou imprimir qualquer número que outra pessoa vai ler, confira o filtro ativo.

Filtros de período. Quase toda consulta de movimento pede um período, e três detalhes importam:

• Data inicial e final são inclusivas: de 01/09 a 30/09 traz também os dois dias extremos.
• Períodos largos demoram. Consultar cinco anos de movimento para localizar uma venda de ontem sobrecarrega o servidor e afeta todos os usuários. Comece com um período estreito e amplie se necessário.
• O padrão costuma ser o mês corrente. Se procura algo antigo e não encontra, verifique o período antes de qualquer outra hipótese.

Quando não encontrar: seis verificações

Siga nesta ordem, em vez de tentar aleatoriamente:

1. O filtro está limpo?
2. O período cobre a data procurada?
3. Você está na loja certa? Confira a barra inferior.
4. Está buscando pelo campo certo? Nome fantasia não é razão social, e referência não é EAN.
5. Digitou menos, e não mais? Um pedaço distintivo encontra; a frase completa erra por um detalhe.
6. O registro pode ter sido excluído ou inativado? Algumas telas têm opção de exibir inativos.

Somente depois dessas seis verificações vale concluir que o dado realmente não existe.