Boleto OnLine: como funciona e como usar no SEAC
O Boleto OnLine é a forma de emitir boletos do SEAC que conversa direto com o banco. O boleto é registrado no banco no momento em que você o emite, o cliente recebe o PDF por WhatsApp ou e-mail e, quando ele paga, o próprio SEAC dá a baixa no título, sem arquivo de remessa e sem arquivo de retorno.
Nota
Para usar o envio automático ao cliente com o envio de PDF por Whatsapp ou email, é necessário a contratação de API de mensageria.
local: Serviços > Financeiro > Contas a Receber (emissão e manutenção dos boletos) e Serviços > Financeiro > Painel Boleto OnLine (acompanhamento).
Como funciona
- Você emite o boleto a partir do título no Contas a Receber ou diretamente no PDV (NFCe).
- O banco registra o boleto na mesma hora. O SEAC já recebe o número do boleto, a linha digitável e o código de barras, e mostra o PDF na tela.
- Você envia o boleto ao cliente (WhatsApp, e-mail ou impressão).
- O cliente paga no banco, no internet banking ou em uma lotérica, como qualquer boleto.
- O SEAC dá a baixa sozinho. O Boleto OnLine consulta o banco a cada poucos minutos. Assim que o banco reconhece o pagamento, o título sai do Contas a Receber e passa para as contas recebidas, com a data e o valor pagos.
O que muda em relação ao boleto tradicional
| Boleto tradicional | Boleto OnLine | |
|---|---|---|
| Registro no banco | Por arquivo de remessa enviado ao banco | Na hora da emissão, automático |
| Baixa do pagamento | Você baixa o arquivo de retorno e processa em Baixar Boletos (Retorno Banco) | Automática, sem arquivo |
| Mudar vencimento ou cancelar | Por nova remessa | Direto pelo SEAC, na hora |
| Segunda via | Arquivo PDF salvo no computador | Sempre disponível pelo SEAC |
Nota
Com o Boleto OnLine você não precisa usar a tela Baixar Boletos (Retorno Banco) para esses boletos. Ela continua servindo apenas para os boletos emitidos pelo modo tradicional.
Antes de começar
Importante
A ativação do Boleto OnLine e a ligação com a sua conta bancária são feitas pela equipe da EXATA junto com o seu banco. Se a sua empresa ainda não usa e tem interesse, fale com o suporte.
Para o boleto sair sem erro, o cadastro do cliente precisa estar completo:
- Nome e CPF ou CNPJ corretos;
- Endereço completo: rua, número, bairro, cidade, estado e CEP;
- Celular e e-mail: não são obrigatórios para emitir, mas são eles que o SEAC usa para já deixar o WhatsApp e o e-mail preenchidos na hora de enviar o boleto caso você tenha contratado o serviço de mensageria.
O título também precisa ter vencimento e valor preenchidos.
Emitir o boleto
- Abra Serviços > Financeiro > Contas a Receber e localize o título (por cliente, período, documento etc.).
- Clique na linha do título para selecioná-lo.
- Clique na seta ao lado do botão Imprimir e escolha Boleto Individual.
- Se a sua empresa tiver mais de uma conta bancária para boletos, escolha a conta na lista que aparece.
- Aguarde alguns segundos: o boleto é registrado no banco e o PDF abre na tela.
Na tela do PDF, no alto à direita, estão os botões:
- Imprimir: imprime o boleto;
- E-mail: envia o PDF por e-mail (o e-mail do cadastro do cliente já vem preenchido);
- WhatsApp: envia o PDF por WhatsApp, com uma mensagem pronta para o cliente (o celular do cadastro já vem preenchido).
Dica
Dependendo de como a sua conta foi configurada, o cliente também pode receber o boleto automaticamente por e-mail no momento da emissão, com um link para visualizar e pagar.
Ver o boleto de novo (segunda via)
Para reenviar ou reimprimir um boleto já emitido:
- Em Contas a Receber, selecione o título.
- Clique na seta ao lado do Imprimir e escolha Visualizar Boleto.
- O PDF abre na mesma tela de envio, com Imprimir, E-mail e WhatsApp.
O boleto é sempre montado com os dados atuais do banco, então a segunda via sai correta mesmo depois de uma alteração de vencimento.
Importante
Para boleto já emitido, use Visualizar Boleto, e não Boleto Individual. O Boleto Individual serve para emitir; em um título que já tem boleto, ele apenas avisa "Boleto já emitido e enviado ao banco".
Alterar o vencimento
O cliente pediu mais prazo? Você pode mudar a data do boleto sem cancelar e sem emitir outro:
- Em Contas a Receber, selecione o título.
- Clique na seta ao lado do Imprimir e escolha Alterar Vencimento do Boleto.
- Informe a nova data e confirme.
O SEAC envia a nova data ao banco e atualiza o vencimento do título. Depois, use Visualizar Boleto para mandar o boleto atualizado ao cliente.
Se você preferir alterar o vencimento editando o título (botão de alteração do Contas a Receber), o SEAC também envia a nova data ao banco antes de gravar. Se o banco recusar, o título não é alterado e o SEAC avisa o motivo.
Atençao
O valor de um boleto já registrado não pode ser alterado: é uma regra do banco. Para cobrar outro valor, cancele o boleto e emita um novo.
Cancelar o boleto
- Em Contas a Receber, selecione o título.
- Clique na seta ao lado do Imprimir e escolha Cancelar Boleto.
- Confirme a pergunta.
O boleto é cancelado no banco (o cliente não consegue mais pagá-lo) e o título volta a ficar sem boleto, pronto para uma nova emissão se for o caso.
Importante
O cancelamento não pode ser desfeito. Se o cliente já tiver o boleto em mãos, avise-o para não pagar o boleto cancelado.
Excluir um título que tem boleto: ao excluir, o SEAC pergunta se pode cancelar o boleto no banco e só exclui o título depois que o cancelamento der certo. Assim não fica um boleto ativo no banco para um título que não existe mais.
Quando o cliente paga
Você não precisa fazer nada. Depois que o banco reconhece o pagamento, o SEAC, sozinho:
- dá a baixa do título, com a data e o valor pago (inclusive juros e multa, quando houver);
- passa o título para as contas recebidas (consulte em Contas a Receber, opção contas recebidas, ou no Extrato de Clientes);
- libera as entregas do cliente que estavam aguardando esse pagamento;
- lança o recebimento no movimento da conta bancária, quando a sua empresa usa esse lançamento.
Nota
O tempo até a baixa depende de quando o banco reconhece o pagamento. Pagamentos feitos em horário bancário normalmente aparecem no mesmo dia. Pagamentos feitos à noite, em fim de semana ou em feriado costumam aparecer no próximo dia útil.
Painel Boleto OnLine
Em Serviços > Financeiro > Painel Boleto OnLine o SEAC abre, o painel da sua empresa no Boleto OnLine. Nele você acompanha:
- Dashboard: quanto há a receber, quanto está vencido, quanto foi recebido no mês e a situação da carteira por faixa de atraso;
- Boletos Emitidos: todos os boletos, com a situação de cada um (Não Pago, Pago ou Cancelado). Relatório de conferência de boletos pagos por período. No menu de cada boleto é possível copiar o link de pagamento e usar Cobrar agora, que envia na hora um lembrete de cobrança ao cliente;
- Verificação de Pagamentos: mostra que as consultas ao banco estão acontecendo e quando foi a última.
Cuidados
| Erro comum | Consequência |
|---|---|
| Emitir sem conferir o valor do título | O valor não pode ser corrigido depois: é preciso cancelar e emitir outro |
| Cancelar o boleto sem avisar o cliente | O cliente tenta pagar e o banco recusa |
| Dar baixa manual em um título que tem Boleto OnLine, sem cancelar o boleto | O boleto continua ativo no banco e o cliente ainda consegue pagá-lo; cancele o boleto antes de receber de outra forma |
| Cadastro do cliente sem CPF/CNPJ, endereço ou CEP | O banco pode recusar o registro e o boleto não é emitido |