Entrada de Estoque (XML)

Entrada de Estoque via Arquivo XML

Este módulo automatiza o registro de entrada de produtos no estoque a partir do arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), otimizando a conferência e o lançamento de mercadorias.

Visão Geral do Processo

O processo é dividido em duas etapas fundamentais para garantir a correta validação dos dados e o controle físico do estoque:

1. Validação da Nota Fiscal: Importação do XML, conferência de dados, associação de produtos e lançamento financeiro.
2. Recebimento dos Produtos: Confirmação da entrada física dos itens no estoque do sistema.

Pré-requisito: Obtendo o Arquivo XML da Nota Fiscal

Antes de iniciar, você precisa ter o arquivo XML da nota fiscal salvo em seu computador.

Importante
O fornecedor tem a obrigação legal de enviar o arquivo XML da nota fiscal. Por segurança, o SEAC não realiza o download automático do portal da Receita Federal, pois essa ação exige o uso do certificado digital da sua empresa.

Caso não tenha recebido o arquivo, siga os passos para obtê-lo manualmente:

1. Acesse o Portal da Nota Fiscal Eletrônica: https://www.nfe.fazenda.gov.br.
2. No menu, clique em "Serviços" e, em seguida, em "Consultar NF-e".
3. Digite a Chave de Acesso da nota (44 dígitos) e clique em "Continuar".
4. Após a verificação de segurança, o portal solicitará seu Certificado Digital. Selecione-o e confirme para prosseguir.
5. Na tela de consulta da nota, clique no botão "Download do documento" para baixar o arquivo XML.

Etapa 1: Validar a Nota Fiscal

Nesta fase, o sistema importa e valida as informações do XML, preparando a nota para o recebimento físico dos produtos.

Caminho no sistema: Serviços > Estoque > Recebimento de Produtos > Entrada de Estoque(XML) > Validar NFe

Procedimento:

1. Carregar o Arquivo XML

   • Arquivo Único: Clique na seta ao lado do ícone de lupa e selecione "Abrir Arquivo XML". Navegue até a pasta e selecione o arquivo.
   • Importação em Lote: Para importar múltiplos arquivos de uma vez, primeiro configure uma pasta padrão. Clique na seta ao lado do ícone de lupa e selecione "Configurar Caminho de Importação em Lote". Após a configuração, basta clicar diretamente no ícone de lupa para que o sistema carregue todos os XMLs da pasta definida.

2. Identificar o Fornecedor

   • Clique no ícone de caminhão. O sistema utilizará os dados do XML para identificar e vincular o fornecedor correspondente em seu cadastro.

3. Salvar a Nota

   • Clique no ícone de salvar (terceiro da barra de ferramentas). A nota será registrada no sistema e seu status mudará para "Recebida".

4. Vincular Produtos

   • Acesse a aba "Produtos" para ver a lista de itens contidos na nota fiscal.
   • Para cada item da nota, você deve associá-lo a um produto do seu cadastro:
     • Produto Existente: Dê um duplo clique no ícone de relógio na coluna "Status" para abrir a tela de busca e vincular ao produto correspondente.
     • Produto Novo: Clique no ícone de carrinho de compras para abrir a tela de cadastro e registrar o novo item no sistema.

   Importante
   Resolvendo Divergências (Status Amarelo) Se o status de um produto ficar amarelo após a vinculação, indica que há divergências entre os dados do XML (ex: preço de custo, unidade de medida) e os dados do seu cadastro.

   1. Dê um duplo clique sobre o status amarelo para abrir a janela de divergências.
   2. Marque a caixa de seleção ao lado da divergência que deseja corrigir.
   3. Clique em "Resolver".
   4. Repita o processo para todos os itens com pendência. O status mudará para verde quando todas as divergências forem resolvidas.

   Nota
   Ao vincular um produto, o sistema pode perguntar se você deseja atualizar o código EAN. Clique em "Não", a menos que você tenha a intenção específica de substituir o código EAN já cadastrado para aquele produto.

5. Lançar Contas a Pagar

   • Clique no ícone de cifrão ($) para gerar o lançamento financeiro referente à nota.
   • Na janela que se abre, preencha os campos Conta e Portador e clique em "Confirmar".

   Nota
   A obrigatoriedade deste passo depende do XML enviado pelo fornecedor:

   • Com Tag de Cobrança: Se o XML contiver dados de faturamento (duplicatas), o sistema exigirá que o lançamento financeiro seja feito.
   • Sem Tag de Cobrança: Se o XML não contiver dados de faturamento (comum em notas de bonificação ou remessa), este passo é opcional.

6. Liberar para Recebimento

   • Após vincular todos os produtos e realizar o lançamento financeiro (se aplicável), clique no ícone de check verde para finalizar a validação.
   • O status da nota mudará para "Liberado" (cor amarela), indicando que ela está pronta para a etapa de recebimento físico.

Etapa 2: Receber os Produtos no Estoque

Nesta etapa final, você confirma a entrada física das mercadorias, atualizando as quantidades em seu estoque.

Caminho no sistema: Estoque > Recebimento de Produtos > Entrada de Estoque(XML) > Receber Produtos

Procedimento:

1. Localizar a Nota Liberada

   • Na tela de recebimento, clique no ícone de lupa para buscar as notas com status "Liberado".
   • Utilize os filtros (fornecedor, número da nota, etc.) para encontrar a nota desejada e dê um duplo clique sobre ela para carregá-la.

2. Confirmar Recebimento em Lote

   • Com a nota carregada, clique no ícone "Aceitar em lote" (terceiro da barra de ferramentas) para confirmar o recebimento de todos os itens de uma só vez. O status da nota mudará para verde.

3. Finalizar a Entrada de Estoque

   • Clique no ícone de seta verde para concluir o processo. Neste momento, as quantidades dos produtos são efetivamente adicionadas ao seu estoque.

Funcionalidades Adicionais

Impressão de Relatórios e Etiquetas

No menu "Imprimir" (ícone de impressora), você pode gerar diversos documentos úteis para a conferência e armazenagem:

• NEP: Nota de Entrada de Produtos.
• Lista Cega: Relação de produtos sem quantidades, para conferência manual no recebimento.
• Mapa de Armazenagem: Guia com a localização e quantidade de produtos por endereço de estoque.
• Lista de Conferência: Relatório detalhado com informações de setor, bairro e peso dos produtos.
• Etiquetas de produto/gôndola: Para identificação dos itens recebidos.
• Etiquetas de armazenagem: Para identificação de caixas ou pallets.

Pendência de Reajuste de Preços

Nota
Se um produto for recebido com um preço de custo diferente do que está em seu cadastro, o sistema irá sinalizá-lo para um possível reajuste no preço de venda. Para gerenciar esta pendência, acesse: Serviços > Estoque > Gerenciar preços > Produtos a reajustar (entrada).